Planning in de soep?

 

Planning in de soep?

Mrs Murphy's advice: "turn my man's problems into challenges"

Nieuwe Harry Potter-film
acht maanden uitgesteld
 

Door te reflecteren op planningsproblemen kun je veel leren. De beste reflectievragen zijn:

  • Wat waren de oorzaken?
  • Hoe kan ik deze planning verbeteren?
  • Wat doe ik voortaan altijd anders als ik een planning maak?

 
Betuwelijn ligt al weken stil

Wanneer een planning in de soep loopt, kan dat verschillende oorzaken hebben. Bij Harry Potter staakten de scenarioschrijvers drie maanden lang, dat is een onvoorziene gebeurtenis. Sommige studenten maken wel een studieplanning, maar vinden het moeilijk zich eraan te houden en dus "nee" te zeggen als ze uitgenodigd worden voor een ongepland bezoekje aan de kroeg.
 

Oorzaak Oplossing
Te krap gepland. De meest voorkomende fout. Stop standaard wat "rek" in een planning, door per activiteit bv 5% extra tijd te nemen of eenuitloopperiode op te nemen. Noteer hoeveel daadwerkelijk besteed is en je krijgt zo een steeds beter gevoel voor plannen.
Onvoorziene gebeurtenis, zoals een staking. Doe aan risicomanagement, bedenk van tevoren wat mis zou kunnen gaan.
Breng rek in je planning aan. 
Herplan zo nodig onmiddellijk na de onvoorziene gebeurtenis.
Werkzaamheden die niet van te voren bedacht waren. Hopelijk heb je nog wat rek in je planning, of wordt het toch overwerken?
Loop vooraf zo exact mogelijk alle benodigde stappen in gedachten door. 
Een projectverslag moet niet alleen geschreven maar ook afgedrukt, in x-voud gekopieerd en gedistribueerd. Kost wellicht zomaar 1 tot 2 uur
.
Jezelf niet gehouden aan de planning. Daar kunnen onderliggend veel redenen voor zijn. Drie oorzaken zijn hierboven al genoemd. Het kan ook zijn omdat je bepaalde activiteiten niet leuk vind en uitstelt. Of langer door blijft gaan met iets leren wat je wel leuk vind? Of leer je misschien niet op de goede manier?
Teamlid, opdrachtgever of onderaannemer hield zich niet aan de planning.
  1. Goed onderzoeken samen wat de oorzaak is.
  2. Kunnen we de achterstand inhalen: meer uren besteden, meer mensen of middelen erbij betrekken, het plan van aanpak bijstellen.
  3. Zo nee, dan de planning aanpassen en dit goed communiceren naar alle betrokkenen.
  4. Soms rest niet anders dan je doelen, ofwel de eisen aan het eindresultaat bij te stellen. Dus met minder genoegen nemen.